Polityka retencji informacji – Co musisz wiedzieć?
Polityka retencji informacji to zestaw zasad określających, jak długo organizacja przechowuje różne kategorie informacji i kiedy powinna je usunąć. Obejmuje zarówno retencję danych osobowych, jak i dane telekomunikacyjne czy e-maile w systemach firmowych. Nieprawidłowe zarządzanie retencją może prowadzić do ryzyka prawnego, niepotrzebnego gromadzenia danych i zwiększonych kosztów związanych z ich przechowywaniem. Ten artykuł pomoże zrozumieć, jakie są zasady retencji, jak długo należy przechowywać informacje oraz jakie procedury warto wdrożyć w firmie.
Czym jest retencja danych i dlaczego jest ważna?
Retencja danych odnosi się do okresu, przez jaki dane mogą być przechowywane przed ich usunięciem lub anonimizacją. Jej celem jest zachowanie równowagi między legalnym przetwarzaniem informacji a minimalizacją ryzyka związanego z ich nadmiernym gromadzeniem. Zbyt długie przechowywanie danych osobowych może naruszać przepisy RODO, natomiast przedwczesne usunięcie może uniemożliwić organizacji spełnienie obowiązków prawnych lub biznesowych.
Przykłady zastosowania polityki retencji:
- Przedsiębiorstwa – określają, jak długo przechowywać dokumentację księgową czy informacje kadrowe.
- Sektory regulowane – w finansach i ochronie zdrowia obowiązują szczególne wymogi dotyczące retencji danych.
Okres retencji – jak długo przechowywać dane?
Czas przechowywania informacji zależy od ich rodzaju i obowiązujących regulacji prawnych. Tabela retencji danych osobowych w organizacji powinna jasno określać, jakie dane należy usunąć po określonym czasie.
Przykładowe okresy przechowywania różnych typów danych:
Rodzaj danych | Okres retencji | Podstawa prawna |
Dane księgowe | 5 lat | Ustawa o rachunkowości |
Dokumentacja pracownicza | 10 lat (dla umów zawartych po 2019 r.) | Kodeks pracy |
Dane klientów w celach marketingowych | Do momentu wycofania zgody | RODO |
Poczta elektroniczna pracowników | Zależne od polityki firmy | Regulacje wewnętrzne |
Firmy powinny analizować swoje procesy i dostosowywać okresy retencji do specyfiki działalności, aby uniknąć naruszeń przepisów.
Retencja danych na poczcie elektronicznej – wyzwania i rozwiązania
Poczta elektroniczna to jedno z głównych narzędzi komunikacji biznesowej, ale jednocześnie jedno z największych źródeł przechowywania danych osobowych.
Główne zagrożenia związane z przechowywaniem danych na poczcie elektronicznej:
- Brak kontroli nad danymi – użytkownicy przechowują wiadomości latami, nie usuwając starych e-maili.
- Przetwarzanie danych bez podstawy prawnej – po zakończeniu projektu lub współpracy organizacja nie powinna nadal przechowywać wiadomości zawierających dane osobowe jeżeli ustał cel przetwarzania.
- Bezpieczeństwo – długotrwałe przechowywanie wiadomości w skrzynkach odbiorczych zwiększa ryzyko wycieku danych w wyniku ataków phishingowych lub włamań.
Jak zarządzać retencją danych na poczcie elektronicznej?
- Wdrożyć automatyczne usuwanie e-maili po określonym czasie.
- Przeszkolić pracowników w zakresie polityki retencji.
- Stworzyć tabelę retencji e-maili, określającą, które wiadomości należy archiwizować, a które usuwać.
- Korzystać z folderów tematycznych, co ułatwia organizację korespondencji.
- Ustanowić procedury dla skrzynek e-mailowych po odejściu pracownika – np. usunięcie konta po 3 miesiącach.
Retencja informacji w Biuletynie Informacji Publicznej
Polityka retencji informacji w kontekście Biuletynów Informacji Publicznej (BIP) ma na celu określenie zasad i okresu przechowywania publikowanych treści, tak aby zapewnić przejrzystość oraz zgodność z przepisami prawa. Publiczne podmioty są zobowiązane do przechowywania danych w BIP przez czas niezbędny do realizacji celów, dla których zostały one udostępnione, z uwzględnieniem przepisów dotyczących archiwizacji oraz ochrony danych osobowych. Określone w regulacjach wewnętrznych i ogólnokrajowych reguły retencji pozwalają utrzymać spójność i wiarygodność informacji udostępnianych obywatelom, a także uniknąć niepotrzebnego zalegania treści, które utraciły aktualność lub użyteczność.
Jak wdrożyć skuteczną politykę retencji danych?
Stworzenie polityki retencji danych w organizacji wymaga kilku kluczowych kroków:
- Analiza procesów – określenie, jakie dane są przetwarzane i jakie regulacje ich dotyczą.
- Określenie okresów przechowywania – sporządzenie tabeli retencji danych osobowych.
- Wdrożenie procedur i narzędzi – np. automatyczne mechanizmy usuwania danych na poczcie elektronicznej i w systemach IT.
- Regularne przeglądy i aktualizacje – retencja danych powinna być dynamiczna i dostosowywana do zmieniających się przepisów; należy w ustalonych odstępach czasu oraz przy zmianach otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego dokonywać przeglądu efektywności polityki oraz praktycznego realizowania ich zapisów przez personel organizacji
- Szkolenia pracowników – świadomość użytkowników to kluczowy element skutecznego zarządzania retencją informacji.
Organizacje powinny traktować retencję jako integralny element zarządzania danymi i ochrony prywatności. Brak odpowiednich regulacji może prowadzić do naruszeń prawa, a co za tym idzie – do sankcji finansowych.
Retencja a prawo do usunięcia danych
Zgodnie z art. 17 RODO, każda osoba ma prawo do żądania usunięcia swoich danych, jeśli brak jest podstawy prawnej do ich dalszego przetwarzania. Organizacje muszą być przygotowane na realizację takich żądań i zapewnić skuteczne mechanizmy usuwania danych w odpowiednim czasie. Prawo do bycia zapomnianym ma zastosowanie m.in. wtedy, gdy dane nie są już potrzebne do pierwotnego celu, osoba wycofała zgodę na ich przetwarzanie, dane zostały przetworzone niezgodnie z prawem lub ich usunięcie wynika z obowiązku prawnego. Wdrożenie polityki retencji danych pozwala organizacjom lepiej zarządzać informacjami, eliminować nadmiarowe dane i zapewnić zgodność z RODO, minimalizując jednocześnie ryzyko sankcji.
Skuteczna retencja danych – klucz do zgodności i efektywności
Polityka retencji danych to nie tylko wymóg prawny, ale również sposób na efektywne zarządzanie informacjami w organizacji. Odpowiednie procedury retencji pozwalają zminimalizować ryzyko naruszeń, usprawnić procesy wewnętrzne i zapewnić zgodność z regulacjami.
Najważniejsze kroki do skutecznej retencji danych:
- Określenie okresów przechowywania danych w organizacji
- Automatyzacja usuwania zbędnych informacji
- Dbanie o zgodność z RODO i innymi regulacjami
- Szkolenie pracowników i budowanie świadomości
Zarządzanie retencją danych to nie jednorazowe działanie – to ciągły proces, który wymaga regularnych przeglądów i dostosowań do zmieniających się przepisów oraz wymagań biznesowych.
Szkolenia
Polecamy
Kontakt
DIRECTION A. Strycharz, P. Strycharz Sp. z o.o.
Gajnik 16 B, 57-530 Międzylesie
tel. +48 697 888 954 / +48 693 168 756
e-mail: [email protected]